ドキュメントファイルを使った書類の整理
当事務所では作業効率アップのために、大まかな領収書等の整理をドキュメントファイルを使ってクライアントに手伝ってもらっています。
A4クリアファイルやOPP袋・封筒に入れてもらえば、なお便利です。
OPP袋はコレです。↓
ポチップ
個人的にOPP袋はかなり気に入ってます。
クリアファイルが書類の郵送や持ち運びでは主流な気がしますが、OPP袋でも数枚の紙の厚さがあれば、書類はたいして折り曲がったりはしません。
かさばりません。
１．実際にAmazonで購入したドキュメントファイル
書類を入れやすく、取り出しやすいです。
A4のクリアファイルや角２封筒サイズまで入って「横に伸びる」のが特徴的です。
下のドキュメントファイルの場合は、インデックスが貼りやすいのでクライアントが使いやすいです。
シンプルなデザインもいいですね。
※書類の量が少ない方に関しては、封筒・OPP袋・クリアファイルに月ごとの領収書を入れてもらうだけで完結してます。
２．決済手段による分類
「経費」の決済手段は大きく分けて次の３つに分類できます。
- 現金 による支払
- 通帳振込 による支払
- クレカ等 による支払（PAY・IC・デビットなど含む）
この決済手段ごとに領収書を分けてもらっています。
結論から言えば、「経費の二重計上を防ぐため」に分けてもらうようにしています。
３．取引先による分類
飲食店などのように 多数の仕入先（スーパー、酒屋さん、肉屋さん、魚屋さん等々）に日々支払っている方に関しては、「仕入先ごとに」領収書を分けてもらいます。
領収書の７～８割が仕入先とわかっているのであれば、仕入先をベースとした書類管理の方が、当事務所もクライアントも業務をスムーズにできます。
月に1回しか支払わないような仕入先に関しては「月に一度の仕入先」の括りで領収書を分けてもらいます。
４．当事務所が書類を預かるまでの保管方法や整理方法
基本はドキュメントファイルに入れてもらうだけで完結するのですが、次のようなルールは決めています。
- ホッチキス NG
- ノート等への糊付け NG
- クリップ OK
これは「スキャンしやすい」「1枚ずつの方が見やすい」を理由に、当事務所がクライアントに協力してもらっています。
「日付順に領収書を並べてください。」などは要求していません。
書類整理が苦にならないように工夫してあげることも大事です。
５．その他のドキュメントファイルの使い道
上記のドキュメントファイルの使い道は「顧問契約」を前提としたものです。
これ以外に、当事務所では
- 相続の基礎資料の整理
- 新規案件の書類整理
- 今週（今月）中に読むべき書籍の整理
などにも使っています。「物理的に仕分けしやすい」ことの大切さを改めて実感します。
相続税の申告の際には、戸籍謄本・戸籍の附票・住民票・遺言書・財産評価基礎資料など、1回の申告で大量の書類を預かることが多いので重宝してます。
新規案件の書類整理では、登記簿謄本・定款・通帳コピー・過去の決算書などです。
最近はデータでもらうことが多いのですが、初回ミーティング時に持参してもらうこともあるので、預かりながら整理してます。
書籍に関しても、業種ごとの専門書・購読紙・税務の専門書など、週（月）ごとに目を通すべき書籍の管理にも活用してます。（優先順位をつけて左から並べているだけです。）
年末調整時期は、顧問先ごとの預かり資料の整理に活用出来ています。
また、クラウド会計ソフトを利用して自計化を促進し、預かる書類を減らすことは可能です。
一方で、創業間もない方に関していえば、「本業以外のことをやってもらうこと」自体どうなのかなと思ってしまいます。
慣れないソフトの操作方法を覚えることよりも、本業に費やす時間を増やして欲しいです。
使うソフトによっては、固定費も増えてしまうので。
なお、クラウド会計ソフト自体は非常に便利で良いと思っています。
